Digitalisierung

Digitalisierung in der Finanzwelt

Digitale Belegerfassung und -verarbeitung

Ist das papierlose Büro auch für Vereine oder mittelständische Unternehmen eine erstrebenswerte Sache?

Der Begriff der Digitalisierung ist Tag für Tag in den Nachrichten zu hören, aber was bedeutet er für den mittelständischen Unternehmer, für Privatpersonen oder Vereine in Sachen Steuererklärung?

Vielleicht sollte man mit der Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile eines papierlosen Büros oder der digitalen Ablage beginnen. Lassen Sie uns vorher aber kurz erklären, was es überhaupt bedeutet.

Digitalisierung von Belegen, Rechnungen und anderen Dokumenten

Digitalisierung in der Finanzwelt bedeutet, dass sämtliche Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnung (also die gesamte Kreditoren und Debitorenablage) in digitaler Form gespeichert werden. Dazu kommen die digitalen Kontoauszüge und andere die Buchhaltung betreffende Dokumente. Der Unternehmer aber auch der Steuerberater greift somit auf alle Dokumente mit entsprechender Software digital zu. Die Papierablage entfällt, bzw. Papier wird erst gar nicht bedruckt.

Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung

Die Vorteile der digitalen Ablage

  • Ein ganz klarer Vorteil liegt vor allem bei den Unternehmern, die zahlreiche Ausgangsrechnungen erzeugen in dem Ersparnis der Papier-, Druck- und Portokosten. Ausdrucke entfallen, Kuvertierungsaufwand entfällt und Umschläge werden nicht mehr benötigt. Der Kunde bekommt eine Rechnung, die er im besten Fall auch selbst digital ablegt.
  • Die Digitale Ablage mit modernen Systemen ermöglicht das digitale Durchsuchen der gesamten Ablage. Belege werden schneller gefunden, nicht nur vom Unternehmer selbst, auch vom Steuerberater.
  • Zugriff ohne lästiges Ordnerwälzen von unterschiedlichen Arbeitsplätzen, bei Ablage in der Cloud auch von mobilen Geräten oder von Orten, die keinen Zugriff auf das interne Unternehmensnetzwerk haben.
  • Bessere und effektivere Kommunikation mit Kunden, Partnern und Lieferanten durch schnellen und direkten Zugriff auf die gesamte digitale Ablage oder den Austausch von digitalisierten Dokumenten per E-Mail.
  • Die manuelle Archivierung entfällt. Der Platz den jetzt viele Ordner einnehmen wird frei für andere Dinge.
  • Die Entsorgung von Papiermassen am Ende der Aufbewahrungszeit kann auf Knopfdruck quasi zum Nulltarif erfolgen.
  • Nicht zu unterschätzen sind die Vorteile aus der Perspektive Umweltschutz. Papier, Tinte und Toner werden gespart. Weniger Ablageordner müssen produziert werden, Transporte und damit Energieverbrauch zu Partnern und Kunden entfallen.

Fazit: Kosten und Zeitersparnis, weniger Personal und Arbeitskosten, weniger Raumkosten, schnellerer Zugriff von überall sowie effektiverer und damit günstigerer Datenaustausch mit Kunden, Partnern und Lieferanten.

Die Nachteile der Digitalisierung

  • Der Unternehmer muss umdenken. Kopfarbeit ist angesagt, wenn man nicht mehr das Stück Papier in der Hand halten kann. Scan und Ablagesysteme müssen erlernt werden. Eine Datensicherung ist vor allem dann erforderlich und aufwändig, wenn nicht in der Cloud gesichert wird und somit Sicherheit der Daten anderen übertragen wird.
  • Die Digitalisierung von Belegen und Dokumenten erfordert ein passende technische Ausstattung. Ein größerer Speicherplatz könnte notwendig sein, die Datensicherung muss neu durchdacht werden und ggf. ist die Anschaffung eine geeignetes Scansystems erforderlich – vorausgesetzt die Digitalisierung der Vorlagen wird selbst durchgeführt.

Was können wir als Steuerkanzlei in Sachen Digitalisierung für Sie tun?

  • Wir geben Ihnen eine ToDo-Liste vor und zeigen Ihnen, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen erforderlich sind.
  • Sie bekommen von uns eine Liste von Partnern und Empfehlungen von Unternehmen, die Sie bei der Umstellung unterstützen, insofern Sie nicht alles selbst in die Hand nehmen möchten.
  • Wir beraten Sie zum Thema gesetzliche Vorgaben und stellen Ihnen eine ausführliche F&Q Liste zur Verfügung.
  • Darüber hinaus können wir Ihnen Systemempfehlungen zur Digitalisierung geben und zeigen Ihnen Wege, wie Sie aus Ihrem Rechnungsausgang digitale Dokumente erstellen.
  • Selbstverständlich beantworten wir Ihnen alle Fragen zu den gesetzlichen Vorgaben und begleiten auf Wunsch auch Ihr Projekt der bei der Umsetzung und Realisierung des papierlosen Büros.

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Steuerberater Mühltal Ellen Deranek

Steuerkanzlei Deranek

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64367 Mühltal

 

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