Pressebericht zum Thema Swedish Death Cleaning:

Juniausgabe Mühltalpost 2026

Mühltal. Immer wieder diese Sonntagsreden zu dem Thema „Bürokratieabbau“, doch wie bei den Themen Klimaschutz und Nachhaltigkeit beginnt das Umdenken auch bei jedem selbst.
Ja, wir leben in einem Land der Bescheinigungen, Zertifikate, Beglaubigungen und Formulare. Alles wird abgesichert, dokumentiert, seitenlange E-Mails und Schreiben werden aufgehoben für Anträge oder auch für einen selbst. Letztendlich vertraut keiner dem anderen; alles, jeder Punkt muß bewiesen werden und wenn irgendetwas passiert, sucht man den einen Beweis, dass ein Anderer schuldig ist.
Wir sind so, der Staat ist so. Um aus diesem Teufelskreis herauszukommen, reicht es nicht, dass jetzt alles auf einmal digitalisiert, also elektronisch vorgelegt wird. Zwar geht das Leben in der digitalen Welt schneller (was allerdings sehr häufig als überfordernd gefühlt wird), aber für den Weg in die digitale Welt muß erst einmal eine Basis geschaffen werden.
In den heutigen Büros kennen wir die Ordnersystematik, kennen das Ablagesystem, können bei Bedarf die notwendige Bescheinigung oder was auch immer angefordert wird, vorlegen.
Wirklich? Wie oft suchen wir in Hunderten von Belegen, die eine wichtige Bescheinigung! Wir horten einfach zu viel, häufig unnötiges, Papier!
Der Weg in die Digitalisierung beginnt mit dem Aufräumen des Büros, dem Aussortieren der Ordner, und das kostet Zeit und Energie, aber es gibt Methoden, die helfen können.
Im Schwedischen gibt es eine Methode, die eigentlich aus dem privaten Bereich kommt, aber sehr gut bei der „Entrümpelung“ der Ordner, des Büros angewandt werden kann:

Das sogenannte Swedish Death Cleaning!

Im privaten Bereich wird damit die Methode beschrieben, „den eigenen Besitz so zu reduzieren und zu ordnen, daß Angehörige nach dem eigenen Tod nicht mit dem Ausmisten belastet werden.
Die Methode hilft dabei, Klarheit zu schaffen“. Wer schon einmal das Haus, die Wohnung, ein Zimmer einer verstorbenen Angehörigen oder bei dem eigenen Auszug ausgeräumt hat, kennt das Problem mit dem „viel zu viel“ nur zu gut.
Und diese Methode eignet sich hervorragend für den eigenen Schreibtisch oder das Büro. Mit folgender Checkliste kann das Büro/das Unternehmen/das Archiv mit der Death-Cleaning-Methode aufgeräumt und reif für die Weg in die digitale Welt gemacht werden:

Mit Großem beginnen:

• Bei der Büro-Entrümpelung startet man mit den größten Gegenständen (z. B. alten Möbeln, Regalen oder verstaubten Druckern), um den Entschluss zu besiegeln.

Papierkram & Dokumente ordnen:

• Alle wichtigen Verträge, Passwörter und Adresslisten sind an einem auffälligen, leicht zugänglichen Ort abzulegen.

Ordner-Struktur:

• Dann wissen die Hinterbliebenen /der Nachfolger/ die neue Sekretärin im Ernstfall sofort, wo alles Wichtige liegt. Dazu ist eine übersichtliche Mappe für den Notfall anzulegen (auch heute noch am besten in Papierform  siehe der Blog über den „Notfallkoffer“). Dort sind auch die Kontaktdaten von Banken oder dem Immobilienverwalter zu hinterlegen.
• Sollten diese wichtigen Unterlagen digital abspeichert werden, dann muss sichergestellt werden, dass andere diese Unterlagen finden (gesonderte Festplatte)
• Wichtige Zugänge und Passwörter sind sicher für den Notfall zu hinterlegen

Aussortieren, ausmisten:

• Alle Unterlagen, die veraltet sind oder keinen rechtlichen und persönlichen Wert mehr besitzen, sind zu entsorgen.
• Verstaubte Akten, (alte) Fachbücher oder alte Büromaterialien, alte Programme sind endlich auszusortieren.
• Die Kernfragen lauten: „Brauche ich diese Akte/Brief/E-Mail, dieses Fachbuch wirklich?“

Dateien bereinigen:

• Unwichtige Daten sind zu löschen.

Fazit:

Es werden nur noch wichtige Dokumente, Bescheinigungen, Briefe oder Zertifikate übersichtlich aufbewahrt. Somit wird die Such- und damit die Bearbeitungszeit verkürzt.

… und wenn sich der Staat, die Behörden auf genau diesen (zeitlich langen) Weg der Vereinfachung der Formulare machen, dann können auch Anträge schneller (digital) bearbeitet werden.

Dipl.-Kffr. Ellen Deranek
Steuerberaterin