Digitales Chaos vermeiden – Zeit sparen

Die Digitalisierung soll Arbeitsabläufe vereinfachen, Zeit sparen und Informationen schnell verfügbar machen. In der Praxis zeigt sich jedoch häufig, dass digitale Dokumente zwar vorhanden sind, aber aufgrund fehlender Strukturen nur schwer wiedergefunden werden. Wenn jeder Mitarbeitende Dateien nach eigenen Regeln benennt und abspeichert, entsteht schnell ein digitales Chaos. Mit einigen einfachen Grundsätzen lässt sich die Dokumentenverwaltung deutlich effizienter gestalten und die Vorteile der Digitalisierung können tatsächlich genutzt werden.

• z.B. nicht das Anschreiben digitalisieren – nur den dazugehörigen Vertrag

PDF statt Foto

• Belege und Rechnungen lassen sich als PDF einfacher archivieren und durchsuchen
• Einzelne Bilddateien wie JPG führen dagegen oft zu Mehraufwand und erschweren die automatische Verarbeitung
• Mehrseitige Dokumente können in einer einzigen Datei gespeichert werden.

Medienbrüche vermeiden

• Belege direkt digital empfangen und verarbeiten (z.B. per E-Mail erhaltene PDF-Rechnung nicht erst ausdrucken und dann wieder einscannen)
• Daten nicht zwischen Papier und digitalen Systemen hin- und herwechseln

Einheitliche Dateibenennung

• Immer gleiches Schema verwenden (z. B. 2026-07-27_Rechnung_Musterfirma_12345.pdf)
• jede Datei muss einen eindeutige, unverwechlsbaren Dateinamen haben
• Keine Fantasienamen wie „Scan001.pdf“ oder „neu.pdf“
• Datum immer im Format JJJJ-MM-TT (intern festlegen ob z.B. Erstellungs- oder Eingangsdatum)

Klare Ordnerstruktur

• Wenige, logisch aufgebaute Ordner
• Einheitliche Ablageorte für Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen etc.
• Keine Mehrfachablagen derselben Datei
• Dokumente durchsuchbar machen: PDFs per OCR-Texterkennung speichern (Inhalte können dann über die Suchfunktion gefunden werden)

Zentrale statt lokale Speicherung

• Dokumente in einer gemeinsamen Cloud-Lösung oder einem Dokumentenablagesystem speichern
• Keine wichtigen Dateien ausschließlich auf einzelnen PCs 

Verbindliche Regeln für alle Mitarbeitenden

• Gemeinsame Ablage- und Benennungsrichtlinien festlegen
• Regelmäßig daran erinnern und überprüfen
• Versionen eindeutig kennzeichnen z. B. „Entwurf“, „Freigabe“, „Final“
  – das verhindert Verwechslungen

E-Mail-Inhalte strukturiert archivieren

• Wichtige Anhänge direkt im richtigen Ordner speichern – nicht nur im Postfach belassen

Zugriffsrechte sinnvoll vergeben

• Mitarbeitende sehen nur die Daten, die sie benötigen
  (erhöht Sicherheit und Datenschutz)
• Notfallkoffer – siehe Blogbeitrag >>> oder Novemberausgaben Mühltalpost und Modaublick 2025

Standardprozesse digitalisieren

• Freigaben, Urlaubsanträge, Rechnungsprüfung digital abbilden
• Weniger Ausdrucke und Laufzettel

Sie sehen, Digitalisierung beginnt also nicht zwingend mit neuer Software oder großen Investitionen. Oft sind es die kleinen organisatorischen Maßnahmen, die den größten Nutzen bringen. Klare Ablagestrukturen, einheitliche Regeln und nachvollziehbare Prozesse schaffen Transparenz und sparen im Arbeitsalltag wertvolle Zeit. Denn das Ziel der Digitalisierung sollte nicht sein, Papierordner durch digitale Suchaktionen zu ersetzen, sondern Informationen jederzeit schnell, sicher und zuverlässig verfügbar zu machen. Als Steuerkanzlei erleben wir regelmäßig, wie sehr gut organisierte digitale Prozesse die Zusammenarbeit erleichtern und Unternehmen nachhaltig entlasten.

Ihre
Ellen Deranek
Diplomkauffrau und Steuerberaterin